Versie - 01/02/2026
Versie - 01/02/2026
1.1. Deze algemene voorwaarden hebben tot doel de wederzijdse rechten en verplichtingen vast te leggen van MediCrew vzw enerzijds en de klant (zijnde de opdrachtgever, organisator, zorgvrager en/of patiënt) anderzijds. Zij zijn van toepassing op alle overeenkomsten, ongeacht het tijdstip van totstandkoming, die betrekking hebben op de door MediCrew vzw verstrekte diensten en de uitvoering van werkzaamheden, en maken integraal en onlosmakelijk deel uit van elke contractuele rechtsverhouding tussen MediCrew vzw en voornoemde partijen.
1.2. MediCrew vzw staat in voor de medisch-sanitaire hulpverlening aan zowel deelnemers, toeschouwers, bezoekers en andere dienstverleners van een evenement en/of opdracht, waarbij de inzet beperkt blijft tot de plaats van het gebeuren en de onmiddellijke nabijheid ervan.
De aanwezigheid van MediCrew vzw op een evenement impliceert geenszins dat zij optreedt als medeoprichter, medeorganisator of medeverantwoordelijke van het evenement.
De klant is evenwel gerechtigd te communiceren over de aanwezigheid van MediCrew vzw in het kader van de door hem genomen algemene veiligheidsmaatregelen.
Iedere opdracht, in welke vorm ook, houdt van rechtswege de erkenning in door de klant dat hij kennis heeft genomen van de onderhavige algemene voorwaarden en deze zonder enig voorbehoud aanvaardt. Elke opdracht vanuit MediCrew vzw vormt een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
1.3. Eventuele andersluidende algemene voorwaarden van de klant of eventuele afwijkingen op onderhavige algemene voorwaarden zullen slechts toepasselijk zijn mits voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke aanvaarding door MediCrew vzw; de bepalingen van deze algemene voorwaarden waarvan alsdan niet wordt afgeweken, blijven onverkort van toepassing.
1.4. Wanneer MediCrew vzw optreedt in de hoedanigheid van onderaannemer, zijn deze algemene voorwaarden eveneens van toepassing op de contractuele rechtsverhouding waarbij MediCrew vzw partij is.
1.5. De ongeldigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De nietige bepaling zal vervangen worden door een bepaling met gelijkaardige strekking die gelet op de bedoeling van partijen en de economie van de overeenkomst, de nietige bepaling zo dicht mogelijk benadert.
2.1. Op basis van de door de klant schriftelijk verstrekte informatie stelt MediCrew vzw een samenwerkingsvoorstel op. In dit voorstel worden de aard van de opdracht, de in te zetten middelen en medewerkers duidelijk omschreven. De algemene voorwaarden van MediCrew vzw zijn steeds raadpleegbaar via de website www.medicrew.be en worden, op uitdrukkelijk verzoek van de klant, als bijlage bij het samenwerkingsvoorstel gevoegd.
Het samenwerkingsvoorstel wordt uiterlijk zes (6) weken vóór de datum van het evenement en/of opdracht ter goedkeuring aan de klant voorgelegd. Na ondertekening door beide partijen vervangt dit voorstel alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.
Afwijking van deze termijn is mogelijk wanneer de opdracht binnen een termijn korter dan zes (6) weken wordt aangevraagd en na onderling overleg wordt aanvaard.
2.2. De klant bezorgt zijn schriftelijke goedkeuring van het samenwerkingsvoorstel en van het onderhavige reglement aan MediCrew vzw uiterlijk vijftien (15) dagen vóór de datum van het evenement en/of opdracht. Bij gebreke aan (tijdige) goedkeuring behoudt MediCrew vzw zich het recht voor de overeenkomst te weigeren zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn. Afwijking van deze termijn is mogelijk wanneer de opdracht binnen een termijn korter dan zes (6) weken wordt aangevraagd en na onderling overleg wordt aanvaard.
2.3. De klant verbindt zich ertoe alle noodzakelijke en correcte informatie te verstrekken die MediCrew vzw in staat stelt een adequate risico-inschatting te maken. Elke nieuwe informatie of wijziging die van belang kan zijn voor de uitvoering van de opdracht wordt onverwijld aan MediCrew vzw meegedeeld.
2.4. De overeenkomst treedt in werking op het ogenblik dat het samenwerkingsvoorstel door beide partijen rechtsgeldig werd ondertekend en nadat MediCrew vzw het voor de klant bestemde ondertekende exemplaar ter bevestiging heeft overgemaakt.
2.5. Bij bevestiging van de opdracht is een voorschot van 60% van het totale offertebedrag verschuldigd. Dit voorschot dient uiterlijk 10 kalenderdagen vóór de aanvang van het evenement en/of opdracht op de rekening van MediCrew vzw te staan. Indien het voorschot niet tijdig wordt betaald, behoudt MediCrew vzw zich het recht voor de opdracht niet uit te voeren.
Afwijking van deze betalingstermijn is uitsluitend mogelijk mits voorafgaand en uitdrukkelijk akkoord van MediCrew vzw, na onderling overleg.
3.1. MediCrew vzw verbindt zich ertoe het evenement en/of opdracht te ondersteunen met het aantal medewerkers en het materiaal zoals bepaald in het goedgekeurde samenwerkingsvoorstel. MediCrew vzw behoudt zich het recht voor om, indien operationeel noodzakelijk, af te wijken van het vooropgestelde aantal medewerkers, op voorwaarde dat de kwaliteit en continuïteit van de voorziene hulpverlening hierdoor niet in het gedrang komen.
3.2. MediCrew vzw voert haar opdracht uit zoals omschreven in artikel 2 en stelt daarbij alle redelijke middelen en expertise ter beschikking. Deze opdracht houdt uitdrukkelijk een inspanningsverbintenis in en geen resultaatsverbintenis.
3.3. De uitvoering van de opdracht mag onder geen beding de veiligheid van de medewerkers van MediCrew vzw in gevaar brengen. De verantwoordelijke van MediCrew vzw beoordeelt autonoom of een situatie een risico inhoudt voor zijn medewerkers en kan in voorkomend geval de tussenkomst aanpassen, opschorten of beëindigen.
3.4. Alle door MediCrew vzw in het kader van de voorbereiding, uitvoering en nazorg van een evenement en/of opdracht opgestelde of samengestelde documenten, presentaties en overige materialen blijven te allen tijde de exclusieve intellectuele eigendom van MediCrew vzw. Geen enkel recht van intellectuele eigendom wordt aan de klant overgedragen of in licentie verleend, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk andersluidend akkoord van MediCrew vzw.
3.5. Alle medewerkers van MediCrew vzw zijn te allen tijde gehouden tot het beroepsgeheim en handelen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). MediCrew vzw verwijst naar haar privacy- en cookiebeleid voor meer informatie en is steeds raadpleegbaar via de website www.medicrew.be/privacy
4.1. De klant verbindt zich ertoe alle middelen en voorzieningen die in het samenwerkingsvoorstel als “door de klant te voorzien” zijn opgenomen, tijdig en correct ter beschikking te stellen.
4.2. De klant waarborgt dat de voertuigen van MediCrew vzw te allen tijde vlot toegang hebben tot het (evenementen)terrein en de voor MediCrew vzw voorbehouden zones, alsook dat deze zones via een vooraf vastgelegde route probleemloos kunnen worden verlaten.
4.3. De klant zorgt voor een voldoende aantal vrij toegankelijke parkeerplaatsen voor de medewerkers van MediCrew vzw, in de onmiddellijke nabijheid van het (evenementen)terrein.
Indien ter plaatse een parkeer- of retributiereglement van toepassing is, worden de hieraan verbonden kosten gedragen door de klant.
4.4. Schade aan voertuigen of materiaal van MediCrew vzw ten gevolge van de staat van het terrein, aangebrachte obstakels of opzettelijke beschadiging door de klant of publiek, wordt op eerste verzoek integraal door de klant vergoed.
4.5. De klant is verantwoordelijk voor de tijdige detectie van slachtoffers en (on)gevallen en zorgt ervoor dat MediCrew vzw onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht van elk incident dat haar tussenkomst vereist.
4.6. De klant verklaart zich uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk akkoord met de beslissingen van MediCrew vzw om, wanneer dit medisch aangewezen wordt geacht, over te gaan tot de overbrenging van een zorgvrager of patiënt. In dat kader kan een al dan niet door MediCrew vzw opgeroepen, dienstdoende ziekenwagen worden ingezet voor het vervoer van de zorgvrager of patiënt naar een ziekenhuis met gespecialiseerde spoedgevallenzorg.
4.7. De klant waarborgt dat MediCrew vzw haar opdracht zonder belemmering kan uitvoeren, waaronder begrepen het vrijmaken van doorgangswegen en het op afstand houden van niet-betrokken derden.
4.8. Indien het evenement en/of de opdracht de aanwezigheid vereist van andere geneesheren, paramedici of verpleegkundigen dan van MediCrew vzw, valt dit volledig onder de verantwoordelijkheid van de klant. De klant staat in voor hun aanwerving, organisatie en vergoeding. MediCrew vzw draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor hun handelen en deze personen hebben geen gezag of bevoegdheid over de medewerkers van MediCrew vzw, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen afwijkingen vermeld in de bijzondere bepalingen.
4.9. De klant verbindt zich ertoe MediCrew vzw te vermelden bij communicatie of publicaties waarin samenwerkende organisaties worden genoemd.
4.10. MediCrew vzw behoudt zich het recht voor om te communiceren over elementen die tot haar opdracht behoren in het kader van het evenement, inclusief via sociale media, behoudens voorafgaandelijk andersluidende schriftelijke afspraken of dwingende bepalingen in nood- en interventieplannen.
4.11. De klant blijft exclusief verantwoordelijk voor alle veiligheidsmaatregelen die niet behoren tot de in artikel 2 omschreven taken van MediCrew vzw, waaronder de inzet en coördinatie van andere hulp- en ordediensten.
4.12. De klant staat in voor de naleving van alle wettelijke en reglementaire verplichtingen verbonden aan de organisatie van het evenement en/of opdracht. MediCrew vzw kan hiervoor op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld.
4.13. De klant garandeert de veiligheid van zowel de medewerkers van MediCrew vzw als van slachtoffers. Indien naar het oordeel van een medewerker van MediCrew vzw sprake is van een onveilige situatie of een slachtoffer niet veilig kan worden verplaatst, kan het evenement en/of opdracht tijdelijk of definitief worden stilgelegd.
4.14. Bij evenementen en/of opdrachten van langere duur zorgt MediCrew vzw voor een vlotte aflossing van medewerkers om de 6 uur, zodat iedereen fris en alert blijft. Het transport van deze aflossingsploegen is inbegrepen in de offerte, zodat de continuïteit van de hulpverlening verzekerd blijft. Afwijking van deze duurtijd is uitsluitend mogelijk mits voorafgaand en uitdrukkelijk akkoord van MediCrew vzw, na onderling overleg.
4.15. Indien de in het samenwerkingsvoorstel overeengekomen inzetduur wordt overschreden, wordt per begonnen extra uur een toeslag van tien procent (10%) van het totale overeengekomen opdrachtbedrag aangerekend.
4.16. De standaard maximale inzet per dag bedraagt, tenzij anders afgesproken in de offerte, 12 uur. Voor elk uur dat deze grens wordt overschreden, wordt een toeslag van 10% per begonnen uur toegepast, met een maximum van 100% bij een inzet tot 22 uur. Bij evenementen die langer dan 24 uur duren, wordt in overleg een extra dag aan de overeenkomst toegevoegd om een vlotte en veilige continuïteit van de hulpverlening te garanderen.
5.1. MediCrew vzw kan uitsluitend aansprakelijk worden gesteld voor schade die rechtstreeks en aantoonbaar is ontstaan bij de uitvoering van de overeengekomen diensten, en enkel voor zover deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld in hoofde van MediCrew vzw en/of de door haar ingezette medewerkers, agenten of onderaannemers.
5.2. MediCrew vzw is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie verstrekt door de klant. Evenmin kan MediCrew vzw aansprakelijk worden gesteld voor schade die verband houdt met het gebruik van gebouwen, terreinen of aanhorigheden die ter beschikking worden gesteld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
5.3. Behoudens in geval van opzet, is de aansprakelijkheid van MediCrew vzw in alle gevallen beperkt tot het bedrag waarvoor zij verzekerd is in het kader van haar burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering. MediCrew vzw kan onder geen enkel beding aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, waaronder doch niet beperkt tot reputatieschade, commercieel verlies, winstderving, vorderingen van derden, of uitwijk- en vervangingskosten in hoofde van de klant.
5.4. Elke klacht, mededeling of betwisting met betrekking tot of naar aanleiding van de uitvoering van de overeenkomst dient, op straffe van verval van alle rechten, per aangetekend schrijven aan MediCrew vzw te worden overgemaakt binnen een termijn van tien (10) kalenderdagen na het evenement en/of opdracht, dan wel binnen vijf (5) kalenderdagen na kennisname van de feiten, indien deze kennisname later plaatsvindt.
De klacht dient steeds een duidelijke, nauwkeurige en gemotiveerde omschrijving te bevatten van de vermeende schade en/of tekortkomingen.
Het bestaan van een beweerde schade, verlies of beschadiging verleent de klant in geen geval het recht om de betaling van de verschuldigde bedragen aan MediCrew vzw geheel of gedeeltelijk op te schorten, te weigeren of te compenseren.
6.1. In geval van gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht, kan geen van beide partijen aanspraak maken op enige schadevergoeding.
Onder overmacht in hoofde van MediCrew vzw wordt onder meer, doch niet limitatief, verstaan: rampen of noodsituaties waarbij de middelen en medewerkers van MediCrew vzw dringend elders moeten worden ingezet, technische storingen, defect of ongevallen met voertuigen van MediCrew vzw of met voertuigen waarin haar medewerkers worden vervoerd, alsook extreme weersomstandigheden of andere onvoorzienbare gebeurtenissen waardoor de uitvoering van de opdracht onmogelijk, onveilig of ernstig bemoeilijkt wordt.
In dergelijke gevallen zal MediCrew vzw de klant zo spoedig mogelijk informeren en, waar redelijkerwijs mogelijk, meewerken aan een passende oplossing.
6.2. Bij annulering van het evenement of van de samenwerking met MediCrew vzw door de klant, zijn volgende verbrekingsvergoedingen verschuldigd:
Deze vergoedingen zijn verschuldigd ongeacht de reden van annulering, behoudens andersluidende schriftelijke afspraken.
7.1. Na afloop van het evenement bezorgt MediCrew vzw aan de klant een transparante en overzichtelijke kostenstaat en/of factuur, opgesteld op basis van het daadwerkelijk ingezette en gebruikte materiaal binnen het kader van de overeenkomst.
Wanneer vooraf een offerte werd goedgekeurd, geldt deze onverkort als definitieve prijs, behoudens andersluidende schriftelijke afspraken.
De facturatievoorwaarden van MediCrew vzw zijn steeds raadpleegbaar via de website www.medicrew.be en worden, op uitdrukkelijk verzoek van de klant, als bijlage bij het samenwerkingsvoorstel gevoegd.
8.1. Alle rechtsbetrekkingen tussen MediCrew vzw en de klant of diens rechthebbenden worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht, met toepassing van onderhavige algemene voorwaarden.
8.2. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst behoren tot de exclusieve territoriale bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brabant, onverminderd het recht van MediCrew vzw om het geschil aanhangig te maken bij de rechtbank van de woonplaats of maatschappelijke zetel van de klant, dan wel van de plaats van interventie of het ziekenhuis waarnaar de klant werd overgebracht.
8.3. Onverminderd de voorgaande bepalingen doen de partijen, voor alle betekeningen, kennisgevingen en briefwisseling in het kader van deze overeenkomst, uitdrukkelijk keuze van woonplaats:
Alle correspondentie die naar deze adressen wordt verstuurd, wordt geacht geldig te zijn. MediCrew vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die voortvloeit uit het niet of niet-tijdig meedelen door de klant van een adreswijziging.
MediCrew vzw verzamelt, registreert en verwerkt informatie en persoonsgegevens in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Zij vervult haar verplichtingen als verantwoordelijke en/of als verwerker van die gegevens in overeenstemming met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 en andere dwingende regelgeving. Alle gegevensverwerking wordt beperkt tot wat zeer strikt noodzakelijk is en de bewaartermijn van de persoonsgegevens is strikt beperkt tot zolang als nodig voor het realiseren van de doeleinden van de verwerking. De persoonsgegevens worden op een passende manier beveiligd middels de passende moderne en up to date technische en organisatorische maatregelen, en met volledig respect voor het medisch beroepsgeheim. Onze privacyverklaring kan u steeds opvragen op volgend e- mailadres: hallo@medicrew.be
Huidige algemene voorwaarden treden in werking op 1 februari 2026